Interne Audits und Managementbewertung als Führungsinstrument nutzen

Führungskräfte können mit ihrer Haltung den Unterschied machen. Beziehen Sie Ihre Leitungen und die Mitarbeiter*innen ein bei der Aufrechterhaltung Ihres Managementsystems und geben Sie damit zentrale Impulse.

von

Sie betreiben seit Jahren ein Qualitätsmanagementsystem?

Es kostet Sie (immer noch) einiges an Anstrengung, alle Mitarbeiter*innen einzubeziehen? Es gibt irgendwie nach wie vor die „alte“ Gewohnheit, dass kurz vor dem externen Audit alle nervös werden, Dokumente aktualisieren und viel Zeit damit verbringen, Formulare zu erneuern? Dann kommt das Audit, die Auditor*innen geben Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen viele wertvolle Denkanstöße und auch viel positive Rückmeldung – und dennoch haben Sie das Gefühl, geschafft zu sein, es geschafft zu haben, sind alle erschöpft und Mitarbeiter*innen legen das „QMH“ wieder zur Seite? ...

So oder ähnlich höre ich das immer wieder.

Mein Vorschlag für Ihre internen Audits:

Dabei stellt sich als erstes die Frage, wie können Sie als Leitung oder als QMB Verunsicherungen bei den Kollegen nehmen, Stress ebenso?! Bekanntlich lähmt Stress unsere Fähigkeit kreativ zu Denken und zu Handeln.

  • Betrachten Sie in Zukunft Audits (interne wie externe) und Ihre Managementbewertung viel mehr als Entwicklungsziele, nicht mehr als reine Leistungszielstellung, die man abhakt/geschafft hat.
  • Binden Sie Ihre Mitarbeiter*innen möglichst ganzjährig – also immer – ins (Q)Management ein, denn das (Q)M ist ja die normale Arbeit und nichts extra's
  • Analysieren Sie mit Ihren Leitungen und Ihren Mitarbeiter*innen die „Q)Management-Kultur“, z.B. mit dem mitgelieferten Fragebogen. Und diskutieren Sie die Erkenntnisse
  • Geben Sie Sicherheit und damit Handlungsfähigkeit. Nutzen Sie in Ihrem Alltag, bei der Arbeit Ihr (Q)Management als Leitplanken, als Verständnis- und Verstehensgrundlage und damit sozusagen als „sicheren Hafen“
  • Binden Sie so viele Mitarbeiter*innen als möglich in interne Audits ein. Kreieren Sie interne Audits zu einem Ort des Austausches über die Arbeit, über Probleme und Stolpersteine, über Chancen und Risiken. Sprechen Sie in internen Audits darüber, wo der Schuh drückt und sammeln Sie Ideen und Lösungsansätze, anstatt dass Sie Checklisten abhaken.
  • Schulen Sie Ihre internen Auditor*innen im „audire“ = zuhören. Im Beobachten, Reflektieren, Fragen stellen und Feedback geben.
  • Sie werden sehen, dass die Kolleginnen und Kollegen Auditierte gerne und offen über ihre Arbeit sprechen, wie sie Prozesse angehen, wie sie Ziele verfolgen, an Qualität dran sind und sich viele gute Gedanken machen, wie man Fehler möglichst gar nicht erst macht.

Mein Vorschlag für Ihre Managementbewertung:

  • Formulieren Sie Ziele und Strategien und arbeiten Sie das ganze Jahr konsequent und mit nachvollziehbaren Schritten an deren Umsetzung. Binden Sie dabei mittlere Leitungsebene und auch Mitarbeiter*innen ein.
  • Nutzen Sie auch unterjährig Feedback-Instrumente, seien Sie offen für Rückmeldung und nutzen Sie die Managementbewertung einmal im Jahr als Chance für eine Selbstreflektion und Selbstbewertung.
  • Gehen Sie systematisch vor und bauen Sie die Schritte und Instrumente logisch und zeitlich aufeinander auf: Managementbewertung des letzten Jahres –> Ziele für das kommende Jahr –> Maßnahmeplanung für die Umsetzung der Ziele –> Beteiligung der Mitarbeiter bei den Zielen und deren Umsetzung –> Check-Up der Zielerreichung –> Feedback aus den internen Audits –> Managementbericht –> Managementbewertung -> u.s.w. im nächsten Jahr

Zur erfolgreichen Führung eines Managementsystems gibt's hier zentrale Impulse:

  • Suchen Sie mit Ihren Mitarbeitern nach innovativen Ideen und Verbesserungspotentialen, und nicht nach Schuldigen.
  • Schaffen Sie Ressourcen und Räume, damit sich loyale und engagierte Mitarbeiter*innen entfalten und einbringen können.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Chance, Leistungshemmnisse zu identifizieren und sich für die Problemlösung stark zu machen.
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter*innen, ihre eigene Leistung in Bezug zu den unternehmerischen Zielen zu setzen und ihr Wissen und ihre Erfahrungen in eine funktionierende Teamarbeit einzubringen.
  • Passen Sie Ihre Personalentwicklung an die Strategie des Unternehmens und an die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen an

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