Leitfaden für das Mitarbeiterjahresgespräch

Im Mitarbeiterjahresgespräch

gehen Sie genau wie bei der kontinuierlichen Verbesserung vor – nehmen Sie sich Zeit, sehr gute Entwicklungen zu würdigen und auf ihre Wiederholbarkeit zu prüfen. Und schaffen Sie mit Hilfe einer offenen Fragetechnik eine Kultur der Idee und Verbesserungspotentiale. Bleiben Sie also nicht beim (Nicht)Erreichten stehen, sondern geben Sie im Mitarbeiterjahresgespräch Raum für die Ideen der Mitarbeiter*innen. Ganz im Sinne eines P – D – C – A.

Inhalte des Gespräches können sein:

• Rückblick auf die Zusammenarbeit im letzten Jahr
• Überprüfen der Erreichung von zurückliegenden Vereinbarungen
• Arbeitszufriedenheit und Motivation
• Feedback zur Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg*innen
• Feststellung von Änderungsbedarf in Arbeitsabläufen
• Entwicklungsperspektiven für den Mitarbeiter*in, Planung von Weiterbildung

Rückblick - Feedback - Ausblick

Vorgesetzte/r und Mitarbeiter/in geben sich Feedback und vereinbaren miteinander Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr. Am Anfang des Gespräches wird geprüft, welche Ziele vereinbart waren? Beide Gesprächspartner bereiten ihre Ergebnisse vor, was erreicht wurde und was noch offen ist. Daraus entsteht wieder eine neue Vereinbarung.

Häufigkeit und Rahmen des Mitarbeiterjahresgespräches

Das Mitarbeiterjahresgespräch wird jährlich einmal durchgeführt. Die Führungskraft lädt ca. 14 Tage vor dem Termin ein. Mit der Einladung erhält der Mitarbeiter*in eine im Unternehmen eingeführte Gesprächs-Checkliste zur Vorbereitung. Die Führungskraft kann der Mitarbeiter*in die Kopie der Dokumentation des letzten Gespräches noch einmal übersenden oder daran erinnern, dieses mitzubringen.

Es ist ein Vier-Augen-Gespräch, das an einem ungestörten Ort stattfinden soll. Es wird von beiden Gesprächspartnern vertraulich behandelt. Das Mitarbeiterjahresgespräch kann nur durch aktive Mitwirkung beider Gesprächspartner erreicht werden.

Verbindlichkeit des Mitarbeiterjahresgespräches

Im Mitarbeiterjahresgespräch empfehle ich, den Fokus auf einige zentrale Punkte zu lenken. Man muss nicht alle Themen durcharbeiten. Haben sich beide Gesprächspartner auf einige wichtige Themen verständigt, die für das nächste Jahr eine besondere Rolle spielen sollen, dann werden für diese Ideen und Verbesserungspotentiale identifiziert und als Ergebnisse bzw. Vereinbarungen des Mitarbeiterjahresgespräches dokumentiert. Der Einfachheit halber kann dieses auf der Vorbereitungs-Checkliste geschehen. Damit wird diese zum Dokumentationsbogen. Das dort notierte gilt als vereinbart und wird im Verlaufe des Gespräches auch als Vereinbarung erkennbar gemacht. Beide Gesprächspartner können diese Vereinbarungen auch unterzeichnen. Für die Verbindlichkeit der Gesprächsführung sorgt die Führungskraft.

Beide Gesprächsteilnehmer erhalten eine Ausfertigung der Dokumentation. Sie wird vom Vorgesetzten bis zum nächsten Mitarbeitergespräch aufbewahrt. Offene Punkte fließen in das nächste Gespräch automatisch mit ein. So entsteht ein kleiner kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem Führungskraft und Mitarbeiter*in in gleichem Maße beteiligt sind und ihre Ideen einbringen.

Wer mehr dazu erfahren, ausprobieren und für sich und seine Organisation haben möchte, schaue gerne in den Newsletter. Dort finden sich praktische Leitfäden und ein Gesprächsraster.