Mitarbeitergespräch gut vorbereiten - mittels Leitfaden und Checkliste

Wie Sie im Mitarbeiterjahresgespräch für Kreativität, Lösungen und Mitarbeiterbindung sorgen

von

Raum für Mitarbeiterbindung

Im Mitarbeiterjahresgespräch

gehen Sie wertschätzend, feedbackorientiert und letztlich genau wie bei der kontinuierlichen Verbesserung vor. Sie nehmen sich Zeit, sehr gute Entwicklungen zu würdigen und auf ihre Wiederholbarkeit zu prüfen. Sie schaffen mit Hilfe einer offenen Fragetechnik eine Kultur der Lösungs- und Verbesserungspotentiale. Bleiben Sie also nicht beim (Nicht)Erreichten stehen, sondern geben Sie im Mitarbeiterjahresgespräch Raum für Ihre Mitarbeiter:in und deren Ideen. Ganz im Sinne eines P – D – C – A.

Inhalte des Gespräches können sein:

  • Rückblick auf die Zusammenarbeit im letzten Jahr
  • Überprüfen von Erreichtem und von Vereinbarungen
  • Arbeitszufriedenheit und Motivation
  • Feedback zur Zusammenarbeit 
  • Feststellung von Änderungsbedarf in Arbeitsabläufen
  • Entwicklungsperspektiven für die Mitarbeiter:in

Rückblick - Feedback - Ausblick

Im Gespräch geben sich anhand einer im gesamten Unternehmen bekannten inhaltlichen Ablaufstruktur - meist gibt es dafür einen Leitfaden oder eine Checkliste - Vorgesetzte und Mitarbeiter:in Feedback und vereinbaren miteinander Ziele und Aufgaben für das nächste Jahr. Am Anfang des Gespräches wird geprüft, welche Ziele waren vereinbart und was haben wir erreicht?

Auf das Gespräch bereiten sich beide Gesprächspartner vor. So dass beide sehr genau miteinander besprechen können, was erreicht wurde und was noch offen ist. Aus bisher noch nicht geschafftem entstehen neue Ziele und diese werden wiederum konsequent und klar vereinbart. So entsteht Verbindlichkeit und Ansporn. 

Häufigkeit und Rahmen

Das Mitarbeiterjahresgespräch wird 1 x jährlich durchgeführt. Die Führungskraft lädt ca. 14 Tage vor dem Termin ein. Mit der Einladung erhält die Mitarbeiter:in die im Unternehmen fest etablierte Gesprächs-Checkliste zur Vorbereitung. Die Führungskraft kann der Mitarbeiter:in die Kopie der Dokumentation des letzten Gespräches noch einmal übersenden oder daran erinnern, dieses mitzubringen.

Es ist i.d.R. ein Vier-Augen-Gespräch, das an einem ungestörten Ort stattfinden soll. Es wird von beiden Gesprächspartnern vertraulich behandelt. Das Mitarbeiterjahresgespräch lebt von der aktiven Mitwirkung beider Gesprächspartner.

Verbindlichkeit und Zielfokussierung

Beim Mitarbeiterjahresgespräch empfehle ich, den Fokus auf einige zentrale Punkte zu lenken. Man muss nicht alle Themen durcharbeiten. Haben sich beide Gesprächspartner auf einige wichtige Themen verständigt, die für das nächste Jahr eine besondere Rolle spielen sollen, dann werden für diese Vereinbarungen getroffen. Gut ist, wenn diese Vereinbarungen in Form von Zielen auch verbindlich dokumentiert werden. Der Einfachheit halber können diese Ziele in der Checkliste festgehalten werden, oder auf einem Dokumentationsbogen.

Das notierte gilt als vereinbart. Beide Gesprächspartner können diese Vereinbarungen sogar unterzeichnen. Für die Verbindlichkeit der Gesprächsführung sorgt die Führungskraft.

Beide Gesprächsteilnehmer:innen erhalten eine Ausfertigung der Dokumentation. Sie wird von beiden bis zum nächsten Mitarbeitergespräch aufbewahrt. Offene Punkte fließen in das nächste Gespräch im Folgejahr automatisch mit ein. So entsteht ein kleiner kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem Führungskraft und Mitarbeiter:in in gleichem Maße beteiligt sind und ihre Ideen einbringen.

Das Mitarbeiterjahresgespräch als Führungsinstrument

Damit das Mitarbeiterjahresgespräch für Führungskräfte im gesamten Unternehmen und von allen Führungskräften als Führungsinstrument genutzt und von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geschätzt wird, empfehle ich die Erarbeitung einer Gesamtsystematik. Diese Systematik und die Struktur sollen leben und müssen zum Unternehmen passen.

Das geht beim Leitfaden los, reicht über die Gesprächskultur bin hin zur Qualität der Ziele, die vereinbart werden. All das sollte immer sehr individuell entwickelt und auf die Belange und die Kultur des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein. 

Wenn Sie einen solchen Prozess der Erarbeitung oder auch der Weiterentwicklung bereits bestehender Mitarbeiterjahresgespräche wünschen, Ihre Führungskräfte inhouse schulen möchten oder anderweitig Fragen haben, melden Sie sich bitte gerne unter: Kontakt

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