Remote Audits - Ein besonderes Format für besondere Zeiten oder was für länger ?!

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit für Remote-Audits ja schon länger. Angewendet werden konnte diese „Fernwartungs-Methode“ z.B. bei Unternehmen mit vielen Standorten, die durch ein identisches Managementsystem geführt werden. So richtig durchgesetzt hat sich dieses Format aber erst durch die Corona-Pandemie und die einzuhaltenden Kontaktbeschränkungen.

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Remote-Audits gut strukturieren und durchführen

Wie kam es zum Remote-Audit ?

Ehrlich gesagt, auch ich hatte mich vor der Pandemie nicht an diese Möglichkeit herangetraut, mich nicht wirklich mit der Technik auseinandergesetzt, hatte nur vage Vorstellungen, wie ich aus der „Ferne“ als Auditorin das Gespräch aufbaue und was man so alles einsehen kann und wie. Und dann kam Corona, meine Zertifizierungs-Stelle war sehr vorausschauend, schulte uns Auditoren sehr kontinuierlich zum Remote-Modus und so saß ich bereits am 1.4.2020 in einer ReZert, komplett im Remote-Modus. Und es ging ! Sogar sehr gut.

Die Gesprächsführung ist fokussiert, effizient und vor allem enorm ergebnisorientiert

Meine Erfahrung der letzten Monate – nach vielen Video-Life-Konferenzen, internen und externen Audits, Q-Gruppen-Meetings und strategischen Management-Konferenzen, Leitungskonferenzen, u.a.m. – dass die Gesprächsführung fokussiert, effizient und vor allem enorm ergebnisorientiert ist. Ich will also mit diesem Blog ermuntern, Mut machen, einladen zum Schritt in Richtung Online, Remote.

Viele Zertifizierungsgesellschaften haben im Interesse ihrer Kunden und unter Einhaltung der Vorgaben der DAkkS Remote Audits anstelle oder in Ergänzung des On-Site-Audits zugelassen. So konnten Termine und Zertifikatslaufzeiten eingehalten werden. Da Mitarbeiter*innen in das Audit ganz unkompliziert auch aus dem Home-Office einbezogen werden können, Prozesse, das Managementsystem, kontinuierliche Verbesserung, u.v.a.m. vertieft auditiert werden können, spricht m.E. nichts dagegen, auch in der Zukunft häufiger auf diese Technik im „Fernwartungsmodus“ umzustellen. Besonders bei internen Audits kann ich mir das sehr gut vorstellen.

Was gilt es zu beachten und sicherzustellen:

  • Ihr Auditprogramm muss entsprechend angepasst sein und entsprechend den Vorgaben der 19011 die On-Site und Online-Formate im Umfang aufeinander abstimmen. Am besten sprechen Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle, welchen Umfang an internen Audits diese im Remote-Modus anerkennt.
  • Die Videotechnik sollte allen Beteiligten vorher gezeigt werden, so dass niemand sich überrumpelt oder überrannt fühlt. „Aber bei mir geht es“ ist keine gute Kommunikationskultur. Am besten, einen Probetermin mit dem IT-Techniker vorschalten, damit alle die Technik schon einmal ausprobiert haben.
  • Die konkrete Auditplanung braucht weit mehr an Vorbereitung und vorheriger Abstimmung. Besprechen Sie mit Ihren Auditierten die Themen, deren Schwerpunkte und Fragen rund ums Qualitätsmanagement, am besten ausführlich vorab.
  • Generieren Sie einen Auditplan/-ablauf, der allen Auditierten vorab bekannt ist.
  • Wählen Sie wie in den gewohnten Präsenzformaten gut strukturierte Abläufe, stellen Sie offene Fragen, lassen Sie sich Dokumente zeigen, Vorgänge schildern.
  • Zeigen Sie z.B. durch Zwischenfeedbacks wie Bildschirm teilen oder Foto von Ihrem Monitor, was Sie bereits mitgeschrieben haben. Geben Sie mehr als sonst erkennbar Feedback.
  • Schreiben Sie auf Ihrer Tastatur leise, oder stellen Sie während des Tippens das Mikro aus. Die Auditierten werden es Ihnen danken, denn mancher energischer Schreibstil hört sich über die Lautsprecher sehr laut an.
  • Suchen Sie in Ruhe die System-Technik aus. Möglichkeiten für datensichere und komfortable Remote-/Websessions gibt es inzwischen sehr viele. Die im klassischen Erwachsenenbildungsgeschäft gerne verwendeten Tools wie Zoom oder BigBlueButtom sind zwar mit den besten Beteiligungsmethoden ausgestattet, sollten aber aufgrund ihrer ServerHosts im Audit nicht uneingeschränkt verwendet werden. Gute Module gibt es bei Cisco webex, TeamLink, GotoMeeting, Circuit Web Client oder auch Microsoft Teams, was bei tieferer Kenntnis auch einiges kann. Wichtig ist, dass die Verbindung stabil ist, dass Sie als QMB die Systeme/Technik beherrschen und die Mitarbeiter*innen an den Standorten oder im Home-Office die IT-Technik haben, die gesicherte und datenschutzrechtlich konforme Systeme erfordern.
  • Am wichtigsten ist, dass Sie klare Auditziele und den Auditumfang vereinbaren.

Ein Zusatznutzen

Wenn Sie für Ihre internen Audits externe Berater oder Auditoren einsetzen, können Sie den Nutzen von Audits sogar noch besser gestalten. Und dass ohne extra Fahrtkosten, das verbessert den Input und schont zudem die Umwelt.

QMB-Fachforum ein neues Format

Aufgrund der sehr positiven Erfahrungen aus den Remote-Audits habe ich das QMB Fachforum gegründet. Ein Online-Format, dass einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch für (Q)Management-Beauftragte ermöglicht. Anstelle von Präsenz-Workshops findet in regelmäßigen Abständen ein Erfahrungsaustausch für Leitungen und QMBs statt. 90 Minuten, ganz ohne Reisezeit. Sie können vom Arbeitsplatz oder vom Home-Office aus teilnehmen.

Wenn Sie Ihr QM-System auf dem Laufenden halten wollen, Wissenstransfer, Erfahrungsaustausch in Sachen QM eine Herzensangelegenheit ist, dann schauen Sie bitte immer auf den Terminplan. 

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